„Alleine können wir
so wenig tun, zusammen
können wir so viel tun.“

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Hellen Keller, Schriftstellerin (1880–1968)

Die E-Rechnung

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Sehr geehrte Mandantin, sehr geehrter Mandant,

sicherlich haben Sie schon am Rande von der E-Rechnung gehört. Ihr Unternehmen ist hiervon auch betroffen. Daher möchten wir Sie hiermit über die E-Rechnung informieren.

Worum geht es denn nun?

Der Gesetzgeber hat mit dem Wachstumschancengesetz die Pflicht zur Nutzung von elektronischer Rechnung (E-Rechnung) für Umsatzsteuerzwecke ab dem 01.01.2025 geschaffen. Ab diesem Stichtag sind erstmals alle in Deutschland ansässigen Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, elektro­nische Rechnungen nach bestimmten Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten.

Aufgrund des Umstellungsaufwands und der erwarteten Herausforderungen hat der Gesetzgeber einige Übergangsregelungen für den Zeitraum von 2025 bis 2027 eingeführt. Dabei unterscheidet der Gesetzgeber zwischen der Erstellung und der Entgegennahme von Rechnungen:

1. Erstellung einer E-Rechnung

Zwischen dem 01.01.2025 und dem 31.12.2027 dürfen Sie weiterhin Papier­rech­nungen bzw. auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, ausstellen.

Voraussetzung ist:

  • der Rechnungsempfänger hat zugestimmt und
  • Ihr Vorjahres-Gesamtumsatz hat die Grenze von 800.000 EUR nicht überschritten

Hierdurch sollen die Belange der kleineren Unternehmen berücksichtigt werden. Bitte beachten Sie, dass die Verwendung eines sonstigen elektronischen Formats immer der Zustimmung des Empfängers bedarf!

Bei grenzüberschreitenden Transaktionen möchte die EU-Kommission die verpflichtende Nutzung der E-Rechnung in Verbindung mit einem Meldesystem vorsehen.

2. Empfang einer E-Rechnung

Hier ist es einfach: Alle inländischen Unternehmen müssen ab dem 01.01.2025 für den Empfang und für die Verarbeitung der elektronischen Rechnungen bereit sein. Somit auch Sie, wenn Sie Rechnungen von Lieferantenerhalten.

Definition: Was ist die E-Rechnung?

Als E-Rechnungen (elektronische Rechnungen) werden gemäß der EU-Richtlinie 2014/55 nur noch solche anerkannt, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet werden. Eine E-Rechnung muss somit alle relevanten Daten in einem strukturierten Format bereitstellen und den Anforderungen der EU-Richtlinie entsprechen. Dies ist der Fall bei den sogenannten XRechnungen oder dem ZUGFeRD-Format. Das bedeutet, dass z. B. eine PDF-Rechnung keine E-Rechnung ist.

Die E-Rechnung:

  • ist also eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.
  • ist papierlos; das Drucken und Verschicken per Post ist nicht mehr erforderlich.
  • erfüllt spezifische technische und formale Standards und Anforderungen für Sicherheit und Nachvollziehbarkeit.
  • stellt sicher, dass die Herkunft eindeutig ist und der Inhalt nach dem Versenden unverändert bleibt.
  • hat Vorteile: Höhere Effizienz durch automatisierte Prozesse, z.B. in der Rechnungsprüfung, umweltfreundlich durch Vermeidung von Papier, Zeit- und Kostenersparnis bei Erstellung und Versand, einfachere Archivierung und schnellerer Zugriff.
  • ist sicherer als bei Papier- oder einfachen PDF-Rechnungen dank Verschlüsselung und digitalen Signaturen.
  • Liefert Ihnen einen Datensatz, den wir in dem Buchführungssystem einlesen müssen. Dies wäre mit unserer Software „Datev Unternehmen-Online“ möglich.

Wer ist von der Neuregelung betroffen?

Die Neuregelung gilt zunächst für alle in Deutschland ansässige Unternehmen, die steuerpflichtige, sowie steuerfreie B2B-Leistungen im Sinne des § 4 Nr. 1 bis 7 UStG und inländische § 13b UStG-Umsätze erbringen oder in Anspruch nehmen. Auch Leistungen von Kleinunternehmen können betroffen sein. Ausgenommen von dieser Verpflichtung sind derzeit noch Kleinbetragsrechnungen (bis zu einer Rechnungshöhe von 250 €) und Fahrausweise.

Fazit

An einer Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung führt für Sie kein Weg vorbei. Sehen Sie dies als eine Chance, weiter an der Digitalisierung Ihres Unternehmens zu arbeiten.

Kommen Sie auf uns zu und lassen Sie uns gemeinsam die Herausforderung meistern. Wir stehen Ihnen gerne zur Seite und bieten Ihnen Unterstützung sowie spezielle Software-Lösungen zur Erweiterung Ihrer Buchhaltung zum Thema E-Rechnung an.

Unsere Kanzlei-Rechnung kommt zukünftig als E-Rechnung

Auch wir in der Kanzlei sind diesen Schritt bereits gegangen. Somit erhalten Sie ab sofort unsere Rechnungen im E-Rechnungsformat.

Bitte beachten Sie, dass Sie unsere Rechnungen per E-Mail, die von der DATEV bereitgestellt wird, erhalten. Der Absender lautet: e-invoice@datev.de. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail nicht im Spam-Ordner bei Ihnen im E-Mail-Postfach zugeordnet wird.

Sollten Sie bereits für Ihr Unternehmen Datev Unternehmen-Online eingerichtet haben, stellen wir Ihnen die Rechnung in Belege online in DATEV Unternehmen-Online bereit.

Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung – für Ihre Fragen und um Sie auf Ihrem Weg zur E-Rechnung zu begleiten.